Reuniones híbridas llegaron para quedarse

Actualmente las líneas divisoras del trabajo en oficina y el remoto se han desdibujado para dar cabida al formato híbrido, una modalidad que llegó para quedarse en el 2022 y los años venideros. Sin embargo, en contra de lo que podría esperarse, la mezcla de oficina en casa y trabajo presencial es más compleja que la simple adición de un toque virtual a las formas en que solíamos trabajar.

De cara al futuro, tendremos una combinación de personas que trabajan desde casa y en la oficina. Es natural preguntarse si esta situación propiciará que las cosas en la oficina sean más complicadas o cómo será la colaboración entre los equipos de trabajo. La nueva normalidad ha provocado estos y más cuestionamientos que, ciertamente, han provocado ansiedad e incertidumbre.

En los últimos meses, la mayoría de las personas se ha familiarizado con el trabajo a distancia y con todo lo que esto implica a nivel técnico, aunque a menudo ha sido a base de prueba y error. Ahora que el regreso a las oficinas está sucediendo la gente tendrá que adaptarse de nuevo, pero esta vez para colaborar en un equipo híbrido que incluya tanto a los miembros remotos como a los de la oficina.

¿Qué pueden hacer las organizaciones para satisfacer las necesidades de sus empleados?

Varios proyectos de investigación han demostrado que la oficina tendrá que adaptarse a las actividades que los empleados quieran realizar en ella cuando sea turno de realizar trabajo en oficina. Aunque se prevé que la mayor parte de las reuniones tendrán una audiencia mixta de participantes, es decir, presenciales y a distancia, gran parte de la colaboración híbrida en realidad se realizará desde la sala de reuniones de la oficina.

En una reciente investigación hecha por Barco se descubrió que 57% de los empleados piensa que la sala de reuniones se convertirá en el espacio de la oficina más utilizado. Pero, lamentablemente, también se mostró que las salas de reuniones actuales no están adecuadamente equipadas para el trabajo híbrido y esto tiene diferentes causas.

Un ejemplo de ello es que las personas tienen dificultades para configurar las salas de reuniones, sobre todo cuando se trasladan de una sala a otra. También tienen problemas para conectarse a los periféricos como la pantalla, cámara, los altavoces y el micrófono. Así que, si hay algo en lo que las organizaciones deberían centrar sus inversiones, es en las tecnologías de videoconferencia fáciles de usar.

¿Cómo debe ser esa tecnología?

Hay que tener en cuenta otra tendencia importante: en los últimos meses, se ha visto un gran aumento en el número de empleados que utilizan su propia computadora portátil para participar en reuniones virtuales. La expectativa es que, en el futuro, querrán seguir haciéndolo, incluso cuando vuelvan a la oficina. Esto convierte a las computadoras portátiles en las piezas centrales de la experiencia de trabajo híbrida.

La computadora portátil ofrece a la gente familiaridad y facilidad de uso: los empleados sólo quieren entrar en una sala de reuniones, conectarse automáticamente a los periféricos desde su propio dispositivo, utilizar su propio software de videoconferencia preferido y comenzar a colaborar con el equipo de trabajo sin perder tiempo. Por esta razón las organizaciones que aprovechen esta tendencia estarán en el camino del éxito.

Los pasados confinamientos han dejado a muchas personas fatigadas del tiempo que deben pasar frente a una pantalla, además de sentirse menos conectadas con sus empresas. Es por estas razones que existen dispositivos que estimulan el compromiso en la interacción híbrida.

ClickShare es la herramienta perfecta para resolver los problemas que se presentan en las salas de reuniones híbridas. Con un sólo clic cualquier persona tendrá sincronizada su computadora portátil con el equipo periférico de la sala, sin tener que complicarse al investigar cómo y dónde van los cables del equipo. De esta forma, logramos tener una reunión con altos niveles de colaboración y compromiso para lograr las metas de la empresa”. Rodrigo Cornejo, director de Canales de Barco.

La investigación mencionada anteriormente muestra que el bajo nivel de compromiso de los participantes en las reuniones es la razón número uno por la que éstas empeoraron en el último año. El Barómetro de Reuniones de Barco se desplomó de 17 en 2020 a -25 en 2021, lo que indica una creciente frustración con las reuniones virtuales. Una de las posibles soluciones es lograr que todos los participantes se sientan incluidos y sean parte de la conversación sin importar si se encuentran en la sala de juntas o en casa.

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Para alcanzar dicha meta se necesita una tecnología que facilite la conexión de las personas y que no suponga una fricción, ya que las dificultades técnicas pueden resultar excluyentes. Si alguien no puede oír a los participantes en la reunión y ellos no pueden oír a otra persona, entonces no se genera una interacción real en la que todos contribuyan. “Con ClickShare Bring Your Own Meeting (BYOM) y Bring Your Own Device (BYOD), es posible hacer que todos se sientan parte de la conversación al proporcionar una experiencia más envolvente a los participantes remotos y así disminuir la distancia que se interpone”, compartió Cornejo.

En los tiempos de reuniones híbridas, el compromiso es el nuevo oro, la nueva productividad. Por ello, la tarea que se tiene por delante es diseñar las salas de reuniones de las oficinas de forma que permitan a los participantes virtuales que se encuentran en lugares remotos sentirse parte de la acción y relacionarse con los demás participantes como si estuvieran allí, en la misma sala. Esto será cada vez más importante a medida que el ritmo de trabajo se reparta entre el hogar y la oficina.